Le roadbook événementiel est un guide détaillé qui centralise toutes les informations essentielles pour organiser un projet avec précision.
En créer un, c’est mettre toutes les chances de votre côté pour atteindre vos objectifs. Entre autres avantages, vous bénéficiez de :
- Une coordination fluide : une gestion impeccable avec des outils modernes pour synchroniser chaque étape de votre projet.
- Une optimisation des ressources : maximisez votre budget avec des solutions tout-en-un pour un événement parfait.
- Un support visuel attrayant : améliorez l’impact de vos présentations grâce à un design soigné et cohérent.
- Un retour d’expérience : apprenez de chaque projet pour constamment perfectionner vos futures organisations.
- Un atout marketing efficace : un roadbook post-projet booste votre image auprès des futurs clients.
Prêt pour découvrir ce qu’est ce guide incontournable des event planners et comment en créer un à votre tour ? C’est parti !
Kesako 🧐
Organiser un projet événementiel n’est pas une tâche anodine. Tel un ballet complexe, chaque détail compte. Pour réussir dans ce domaine, des compétences organisationnelles poussées sont essentielles. C’est dans cette perspective que s’insère la conception de ce livret, l’outil de planification par excellence.
Origine et définition
🏁 Le terme anglo-saxon « roadbook », aussi écrit « road-book » ou « road book », appartient à l’univers de la compétition automobile. Il s’agit d’un rouleau déroulant indiquant aux pilotes de rallye les différents virages, obstacles, et types de pistes à parcourir. Il leur permet également de ne pas manquer les attractions intéressantes sur leur parcours, ainsi que les endroits où se restaurer, dormir ou se divertir. En somme, cet outil leur assure un parcours fluide et enrichissant, tout en évitant les erreurs de navigation.
📑 Pratique et illustratif, le concept du roadbook est aujourd’hui emprunté par les professionnels pour organiser des événements corporate avec précision. Adapté sous-forme de livret, ce déroulé représente un guide de référence complet, retraçant toutes les étapes et les informations d’un parcours événementiel réussi.
Objectif
La conception de ce livret répond aux objectifs suivants :
- Servir de référence pour la partie opérationnelle de votre projet ;
- Couvrir tous les aspects liés à l’évènement d’entreprise ;
- Assurer une coordination fluide entre les différentes parties prenantes ;
- Offrir une vue d’ensemble sur l’objectif à atteindre et les tâches à accomplir ;
- Limiter les risques d’erreurs et de confusion le jour J.
Quelles différences avec la feuille de route ? ❓🗺️
En français, l’expression « feuille de route » se rapproche le plus de la définition du roadbook. Cependant, cette adaptation ne rend pas pleinement justice à la richesse de ce document. Bien plus détaillé, on pourrait plutôt parler de livre de route.
⚠️ Bien que le roadbook et la feuille de service servent tous deux de guide, ils diffèrent par leur portée. La feuille se concentre principalement sur l’objectif global du projet et les grandes étapes, tandis que le livre est bien plus exhaustif, englobant tous les aspects de l’organisation d’un projet.
➡️ Par exemple, pour un salon professionnel, un livret détaillera non seulement les objectifs, mais aussi les étapes de l’organisation, avec les détails sur les dispositions des stands, les horaires des présentations, et les coordonnées des intervenants. À l’inverse, la feuille se limitera aux grandes lignes telles que le nombre de participants, le budget, et les coordonnées des parties prenantes.
Besoin de plus d’informations pour créer un aperçu du projet à présenter à vos collaborateurs ? N’hésitez pas à faire le tour de cet article intéressant pour avoir davantage d’explications sur la feuille de service.
Tour d’horizon sur ce que contient un road-book ❓📖
Pour assurer le bon déroulement d’un événement, un livret complet inclut plusieurs éléments essentiels . Pour mieux visualiser son contenu, imaginez l’organisation d’une conférence internationale. Cela comprend des plans de salle, les horaires des interventions, les détails des repas, et les coordonnées des intervenants. Chaque composante est essentielle. Pour vous aiguiller, voici les éléments clés à trouver dans ce document :
📆 Agenda : calendrier précisant toutes les activités nécessaires avant, pendant et après le projet.
📽️ Supports visuels : documents, brochures et autres matériels nécessaires pour promouvoir l’événement.
🆔 Signature graphique de la marque : logos, chartes graphiques et éléments de branding pour garantir une présentation cohérente.
📌 Plan de masse : dispositions des espaces, agencement des stands, et autres détails logistiques.
🚚 Itinéraire et logistique : trajets à suivre, horaires, et informations sur les déplacements.
🎬 Scénographie : présentation visuelle du projet, y compris les éléments décoratifs et les supports de présentation.
📔 Catalogue des partenaires : informations détaillées pour chaque fournisseur et partenaire impliqué.
Pour qui ce livret est-il écrit ? 👥
Les organisateurs
Event planner, responsable logistique, chef de communication, responsable marketing… Ce document est un guide précieux pour tous les organisateurs. Il permet une gestion efficace du temps et assure une coordination fluide entre les équipes. Grâce à lui, les organisateurs peuvent suivre toutes les étapes du projet, évitant ainsi les imprévus.
Les prestataires
Pour les prestataires, ce livret consigne des instructions claires et détaillées, réduisant les risques d’erreurs. Chaque fournisseur sait exactement ce qu’on attend de lui, ce qui optimise la collaboration et la performance.
Les intervenants
Les participants de l’évènement bénéficient également d’une expérience améliorée grâce à un livre de route bien élaboré. L’organisation est plus fluide, mieux structurée, et chaque aspect est couvert de manière professionnelle, ce qui contribue à une expérience globale plus agréable.
Ce qu’il faut savoir pour créer un road book efficace 🌍📒
Pour créer un road book efficace, il suffit de s’inspirer de la technique des adeptes de rallye, axée sur trois étapes essentielles : avant, pendant et après le parcours automobile.
⏮️ Avant
Cette étape concerne tout ce qu’il faut planifier avant le jour J. Un livre de route solide et exhaustif nécessite la collecte de toutes les informations essentielles, organisées en check-lists détaillées.
📝 Check-lists à établir :
- Timing : dates et horaires des activités prévues ; ⏰
- Emplacement : infrastructure d’accueil, objectif et thème choisis ; 📍
- Équipe des organisateurs : rôles, responsabilités, noms et coordonnées ; 🤝
- Intervenants et les invités : qui sont-ils, quels sont leurs besoins et leurs attentes ? 🎤👨💼
- Budget : diverses rubriques des dépenses avec une marge pour les imprévus ; 💰
- Prestataires : liste des fournisseurs potentiels, avec tarifs, coordonnées et disponibilité ; 🔧
- Marketing : étude du public ciblé, choix des canaux de diffusion (réseaux sociaux et autres médias, contact direct, etc.), style et types de communication adoptés, planning des actions marketing à mettre en place ; 📈📣
- Communication interne : réunions, briefings, et canaux de partage en temps réel entre les organisateurs ;
- Logistique : mobilisation des ressources matérielles, déplacements, restauration, sécurité et hébergement; 📦
- Aspect administratif : formalités légales et autorisations ; 🗂️🖊️
- Planning global : calendrier de toutes les tâches à réaliser avant, pendant et après le projet avec le nom et les coordonnées des entités ou personnes concernées. 🗓️
Parce que la créativité est l’essence même de l’évènementiel, n’hésitez pas à sortir des sentiers battus et à personnaliser votre check-list. Pour éviter l’ennui de la routine, voici une ressource intéressante où trouver différents styles de check-lists. De plus, maîtriser une variété d’approches vous permet de vous ajuster aux particularités de chaque projet.
🛠️ Outils
En outre, l’utilisation d’outils informatiques peut grandement simplifier la création du livret. Des logiciels performants, comme le logiciel français Eventplanner, vous permettent de gérer plusieurs check-lists, des moodboards, des feuilles de service, et un tableau de bord pour une gestion efficace des ressources financières.
⏸️ Durant l’évènement
Il s’agit du travail de coordination à entreprendre pour que l’évènement se déroule dans les meilleures conditions. Pour cette étape, vous devez penser à la coordination entre les équipes, la communication instantanée et la gestion des imprévus.
🛠️ Outils
Pour synchroniser le déploiement de chaque équipe, vous pouvez également vous tourner vers les plateformes collaborative. Monday.com, Trello ou encore Asana s’avèrent particulièrement performants pour la gestion collaborative de projet et le suivi de son avancement.
Des plateformes CRM comme Salesforce ou Hubspot facilitent également la gestion des interactions avec les clients.
Dans le road book, n’oubliez pas de mentionner les plateformes à employer aux équipes concernées, avec les détails sur les fonctionnalités et les canaux à employer.
⏭️ Au terme du projet
Pourquoi créer un road book post-projet ?
Le road book ne se termine pas avec l’événement : il reste un document de référence utile pour les futures organisations. Un road-book post-projet vous permet de disposer ainsi d’un coup de pub à portée de main pour convaincre vos potentiels prospects. Avec les retours d’expérience de vos clients précédents, vous ajoutez une touche d’authenticité à votre produit.
Comment ça marche ?
Souvent négligée, cette dernière étape est pourtant essentielle pour tirer des leçons et améliorer les futures organisations. Après l’évènement, il est important de procéder à :
Un débriefing : le porteur de projet et les organisateurs se réunissent et échangent à tour de rôle sur des bons résultats et des points à améliorer par rapport aux objectifs ; 👥
L’analyse de données : elle consiste à recueillir les retours d’expérience des participants et analyser les indicateurs clés de performance. Pour cela, vous pouvez vous aider des outils CRM et logiciels mentionnés plus tôt ; 📊
Le roadbook version 2.0 : il s’agit de mettre le livret à jour, en ajoutant des sections avec l’avis de votre client, de vos partenaires et des participants sur le projet, notamment en ce qui concerne vos réalisations. 🔄
✅ Autres critères à prendre en compte pour un roadbook réussi
Le roadbook résume les missions des collaborateurs et intervenants sur un projet, afin qu’ils ne se perdent pas dans l’exécution de leurs tâches. Un roadbook efficace doit être :
- Exhaustif et précis, faisant le tour de tous les points sans répétition ;
- Disponible pour tous les organisateurs ;
- Facile à comprendre ;
- Pratique, avec des explications détaillées mais claires ;
- Attrayant, avec un design soigné, de la cohérence, et une bonne chronologie ;
- Bien rédigé, sans faute de français ;
- Facile à mettre à jour en cas de changement de dernière minute.
🎨 Pour sublimer vos visuels, utilisez des outils comme Canva, Adobe Illustrator, ou Photoshop.
Bien plus qu’un simple roadmap événementiel, le roadbook tient un rôle central dans l’organisation événementielle. En intégrant un roadbook complet et bien structuré, vous maximisez vos chances de succès, en garantissant une coordination fluide, une gestion efficace des imprévus, et une expérience mémorable pour tous les participants. Dans un secteur où la précision est essentielle, ce livret s’impose comme un outil indispensable pour tout professionnel désireux de mener ses projets événementiels au plus haut niveau.